Ondernemers streven naar het neerzetten van een efficiënt presterende organisatie, maar zijn niet altijd bekend met de nieuwste ICT-mogelijkheden. Voor een goed gesprek over hoe jouw bedrijf digitalisering optimaal kan inzetten, ben je bij Quub.it Solutions uit Damwâld aan het juiste adres. “Goed toegepaste ICT-oplossingen kunnen veel werk makkelijker, zorgvuldiger of zelfs overbodig maken.”
Quub.it Solutions is sinds 2020 gevestigd in het voormalig Rabobankpand in Damwâld. Eigenaren Johan van der Bij, Mehrdad Samandijan en Wouter Flootman zijn het bedrijf begonnen vanuit de visie dat ICT ‘ook anders kan’. Johan: “ICT hoeft niet ingewikkeld te zijn. Persoonlijk contact, actuele adviezen en moderne oplossingen vormen het fundament van onze dienstverlening. We nemen de klant graag in begrijpelijke taal mee in wat we doen.” Mehrdad vult aan: “We vinden het belangrijk dat klanten zich bij ons geen nummertje voelen. We zijn geïnteresseerd in hoe ze werken en wat er bij hen speelt, om erachter te komen hoe we ze nog beter kunnen ondersteunen. Klanten complimenteren ons vaak met de ondersteuning die onze servicedesk biedt. Ze kunnen ons 24/7 bereiken en problemen lossen we zo snel mogelijk op. Daar zijn we echt trots op.”
Het team van Quub.it is in korte tijd gegroeid naar dertien medewerkers: een solide basis om continuïteit te bieden aan de steeds groter wordende groep mkb-klanten die het bedrijf bedient. Wouter: “Goed toegepaste ICT-oplossingen kunnen veel werk makkelijker, zorgvuldiger of zelfs overbodig maken. We merken dat veel ondernemers worstelen met de vraag wat digitalisering voor hun bedrijf kan betekenen. Ze werken bijvoorbeeld nog met een ICT-omgeving die draait op servers op locatie of maken via hun ICT-partner gebruik van een lokaal datacenter. Hoewel dit enkele jaren geleden prima passend was, hebben recente technologische ontwikkelingen ervoor gezorgd dat een moderne cloud-omgeving veiliger is en veel meer mogelijkheden biedt. Een migratie naar moderne werkplekken in de Microsoft-cloud is dan het eerste dat we doen.”
Johan vult aan: “Overstappen en migreren is altijd maatwerk, maar veel eenvoudiger dan gedacht. Wij nemen alles uit handen en het werkproces van de klant is natuurlijk leidend.” Mehrdad: “Microsoft-diensten zijn gebruiksvriendelijk, snel, veilig en flexibel. En heel fijn: je betaalt alleen voor wat je gebruikt. Klanten zijn vaak verrast over het gebruiksgemak en de efficiency die het oplevert wanneer handmatig werk wordt gedigitaliseerd. Dit heeft bovendien ook een positief effect op de werknemerstevredenheid, omdat medewerkers minder saaie en repeterende werkzaamheden hoeven uit te voeren.”
Maar met inrichten van een cloud begint het pas. Wouter: “Met Microsoft heb je een enorme gereedschapskist tot je beschikking. Het is enorm interessant om met advies en begeleiding te kijken met welke tools en functionaliteiten je nog meer winst kunt behalen. Daar is onze nieuwe dienstverlening ‘business consultancy’ voor: we helpen bedrijven zo efficiënt mogelijk te presteren, door ze gebruik te laten maken van de mogelijkheden die ICT biedt.” Business consultancy gaat veel verder dan het slim inzetten van software, legt Johan uit: “Waar traditionele ICT-partijen vaak werken vanuit de techniek, kijkt Martijn Riemersma, onze business consultant, systemisch naar de vraagstukken van de klant. Dat betekent dat hij naast de bestaande werkprocessen bijvoorbeeld ook kijkt naar de visie vanuit de directie, consequenties op HR-gebied en de financiële impact van een oplossing. Zo weten we zeker dat onze oplossingen aansluiten op de dagelijkse praktijk van de klant en bovendien ook bijdragen aan de langetermijnstrategie.”
Hoewel er dus niet vanuit de techniek wordt geredeneerd, speelt ICT wel in vrijwel alle vraagstukken een rol, vertelt Wouter: “Als je gaat inzoomen op hoe bedrijven werken, merk je hoezeer ICT de ruggengraat vormt. Een aanpassing van processen heeft daardoor bijna altijd consequenties voor de techniek. Martijn heeft een bedrijfskundige achtergrond en is ‘Lean Six Sigma’ gekwalificeerd. Hij brengt eerst de eisen en wensen van de klant in kaart. Welke functionaliteiten zijn er nodig, waar moet de oplossing aan voldoen. Met andere specialisten binnen Quub.it bespreekt hij vervolgens hoe we dit technisch gaan realiseren. Met het Powerplatform van Microsoft kunnen we bijvoorbeeld maatwerkapplicaties maken op basis van onderdelen die je al in je omgeving hebt.”
Procesverbetering: twee praktijkvoorbeelden
Elke fabriek kent dezelfde uitdaging: de papierwinkel waar de productie op drijft. In de vorm van orderbegeleidingsformulieren, productietekeningen, werkinstructies of andere documenten wordt er vaak een dik pak papier bij elke order meegestuurd. Johan: “Wanneer een medewerker een wijziging wil doorvoeren tijdens de productie van die order, moeten die formulieren eerst bij elkaar worden verzameld en aangepast. Door digitalisering is die papierwinkel altijd up-to-date, gebundeld en veilig en werk je bovendien stukken duurzamer.”
De kilometerregistratie van de eigen flexauto van Quub.it ging voorheen ook nog op papier. Ingevulde kilometerformulieren moesten vervolgens handmatig worden ingevoerd als registratie voor de Belastingdienst. Johan: “We hebben hiervoor op basis van Microsoft-techniek een mobiele app ontwikkeld, die ook meteen gelinkt is aan de financiële administratie. Daarmee zijn we van 18 naar 6 klikken gegaan. Dat werkt fijner en is veel efficiënter.”
Quub.it gaat in dienstverlening dus flink verder dan veel andere ICT-partijen. Mehrdad: “Alleen met technologie kun je je niet onderscheiden als ICT-bedrijf. Het gaat erom hoe je het inzet in het belang van de klant. Dat heeft waarde: we laten zien wat er mogelijk is en wat die mogelijkheden een bedrijf kunnen opleveren.” Wouter vult aan: “En we kunnen het ook meteen zelf realiseren. Daar zit de kracht van onze aanpak: je kunt zowel het “denkwerk” als het daadwerkelijke ICT-werk aan ons overlaten. Dat maakt ons heel slagvaardig.”
