Als je denkt dat het organiseren van een jubileum van een bedrijf, een relatie dag of bedrijfsfeest een kwestie is van enkele e-mailtjes en wat logistiek, dan heb je het mis. Het is net als acrobatiek: het kan eenvoudig lijken, maar je moet weten waar je op moet letten om niet te vallen. Mijn naam is Haise Bosma van Smart Camels, en na meer dan 30 jaar in het vak, weet ik één ding zeker: organiseren is meer dan een checklist afvinken.
Een evenement organiseren draait om het creëren van de juiste ervaring voor de bezoekers. Dat betekent dat je niet alleen moet zorgen dat alles op tijd geregeld is, maar ook dat je inspeelt op de sfeer, de interactie, en de verwachtingen van de opdrachtgever. Friezen hebben tenslotte niet voor niets een recht-door-zee mentaliteit. We verwachten kwaliteit en eerlijkheid – en dat geldt dus ook voor de evenementen die we organiseren. Heb je dat niet in de gaten, dan ben je snel de weg kwijt.
In de loop der jaren heb ik geleerd dat flexibiliteit net zo belangrijk is als gedegen voorbereiding. Of het nu gaat om het onverwachte moment dat een eventuele act vastzit in de file of de catering nog iets glutenvrij moet toevoegen van een onverwachte gast, je moet snel kunnen schakelen. Je kunt alles tot in de puntjes plannen, maar het is die laatste minuten improvisatie die het verschil maakt.
En dan het belangrijkste van alles: humor. Als je niet kunt lachen om de kleine tegenslagen, dan houdt het snel op. Organiseren is ook mensenwerk. De grootste les die ik heb geleerd: blijf altijd nuchter, zorg voor een glimlach en houd de boel luchtig. Want uiteindelijk draait het om die ene vraag: heeft iedereen het goed gehad? En wanneer je een glimlach terugkrijgt dan weet je: missie geslaagd.
En dat is het geheim van organiseren, het is net iets meer dan je van tevoren had bedacht. Of je nu een bedrijfsfeest organiseert een relatie dag of een jubileum wat waarde heeft voor het bedrijf, het draait altijd om die balans tussen voorbereiding, flexibiliteit en de kunst van het improviseren. Dus, de volgende keer dat je denkt dat alles onder controle is, herinner je dan: er kan altijd iets onverwachts gebeuren waarvoor je een ander vangnet nodig hebt als veiligheid voor de acrobatiek. En als je goed hebt voorbereid, vang je jezelf altijd net op tijd.
Haise Bosma VIC (Very Important Camel)
www.smartcamels.nl
